Kommuner øjner opgør med besværlige indkøbsregler

UDBUD. Forestil dig, at du skal købe et nyt køkken, men at du er tvunget til at blive siddende derhjemme og beskrive præcist de kriterier, du vil vælge ud fra. Derefter kan du så sende dine krav ud i hele Europa og håbe på, at det er det rigtige køkken, du får. Og hvis du taler med Invita Køkkener før købet, risikerer du, at HTH Køkkener klager, og at handlen bagefter skal gå om.

Det er situationen for de fleste danske kommuner i dag, når de skal have løst opgaver inden for alt fra indkøb af kontormaterialer til rengøring. I hvert fald så længe opgaven koster over 1,5 mio. kr. Det er EU's grænseværdi for, hvornår en opgave skal i EU-udbud, så alle virksomheder i EU har mulighed for at byde på opgaven.

Af hensyn til ligebehandling og fair konkurrence skal kommunerne følge relativt stramme regler for udbud, forklarer KL's chef for udbud, Rikke Thorlund Haahr.
»EU vil meget gerne støtte handlen på tværs af grænserne. Reglerne er lavet for at sikre, at det er nogenlunde samme regler og processer, man skal forholde sig til overalt i EU. Sådan, at det er forholdsvis nemt for eksempelvis et tysk firma at byde på en opgave, der udbydes i Danmark« siger hun. Omvendt gør det også, at danske virksomheder kan byde på opgaver i udlandet.

Ender i klagesager
Det er faktisk sjældent, at udenlandske virksomheder byder på opgaverne i Danmark. Men regler er regler, og udbudsreglerne har i årevis skabt frustration for offentlige indkøbere, hvoraf en stor del sidder i kommunerne. Forhandling og fleksibilitet omkring slutproduktet har været fy-fy, fordi kommunerne risikerer klager fra en utilfreds, fravalgt leverandør.

Kommunernes indkøb er på den måde blevet en juridisk øvelse i detaljerytteri - nogle gange ned til sidste skrue - omkring produktet eller ydelsen. Det skyldes især, at Danmark i sin tid valgte at gøre et direktiv, der skal dække 28 forskellige lande, direkte gældende i Danmark.

»Man kan sige, at den danske regering har overimplementeret direktivet«, siger KL's Rikke Thorlund Haahr.

Da direktivet ikke har været igennem Folketinget, og således ikke er fortolket og tilpasset danske forhold, er det juristerne i Klagenævnet for Udbud - et uafhængigt, domstolslignende klagenævn - der er endt med, at skulle fortolke direkte på det omfattende EU-direktiv, når der er opstået tvivl og uenigheder. For at undgå klagesager, går man derfor med livrem og seler i de danske udbudskontorer.

Dyrt for kommunerne
Detaljerytteriet har gjort det dyrt og besværligt at gennemføre udbud. Ofte går kommunen glip af en bedre løsning, fordi den ikke passer ind i de præcise krav, selvom resultatet og kvaliteten kunne være blevet det samme. Med andre ord begrænser den stramme jura, kombineret med frygten for klager, det gode købmandskab. Det har særligt skabt problemer for IT-projekter, hvor den rivende teknologiske udvikling gør det svært at præcisere kravene i et udbudsmateriale. Rejsekortet er måske det mest kendte eksempel på et projekt, hvor udbudsreglerne har lukket for, at nye og bedre løsninger kunne bruges, efter udbudsrunden var gennemført.

Nyt direktiv - ny lov - ny kultur
EU landede i sommer et nyt udbudsdirektiv, som giver anledning til optimisme i kommunerne.

»Med det nye direktiv bliver der åbnet for mere dialog og flere situationer, hvor man må forhandle«, siger Rikke Thorlund Haahr.
Det vigtigste er måske, at Folketinget vil implementere det nye direktiv som en dansk lov. Dermed kan de nationale politikere tolke og fastsætte spillereglerne i en dansk sammenhæng, så kommunerne - og klagenævnet - ikke skal navigere efter et direktiv, der er indrettet til at passe i 28 forskellige lande.

»Man har erkendt, at vi er nødt til at være mere klare omkring, hvad man må og ikke må. Og den klarhed forventer jeg kommer til at betyde, at man kan mere, end man kan i dag«, siger KL's Rikke Thorlund Haahr.

Det kan betyde en helt ny kultur omkring udbud i Danmark, hvor kommunerne i højere grad tør bruge andet end juridisk stive standardkontrakter. Når Folketinget skriver kommentarer til den nye lov, vil det være et signal om, at sådan skal direktivet forstås. Dermed skal den enkelte jurist, på et kontor i en kommune, ikke længere satse på, at udbudsklagenævnet har den samme forståelse af det komplicerede direktiv.

Et spørgsmål om besparelser
Når kommunerne presses ud i at lave udbud, skyldes det, at der kan være betydelige besparelser ved at indhente flere tilbud fra private leverandører. 
En undersøgelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen så på 30 tilfælde af kommunale indkøb gennem udbud, og her var der økonomisk gevinst i 24 af tilfældene.

»Det er jo en måde at sikre, at vores skattekroner bliver brugt rigtigt, så man ikke betaler for meget for noget«, siger Rikke Thorlund Haahr, og oplyser, at som tommelfingerregel sparer kommunerne 15 procent på at udbyde opgaverne.

Andre stiller sig mere skeptisk over for, om udbud giver reelle besparelser, når man medregner de ting, der ikke lige fremgår af kontraktsummen. 
»Vi frygter, at det eneste, der kan konkurreres på ved en udlicitering, er dårligere arbejdsmiljø, højere arbejdstakt og forringet kvalitet«, sagde Michael Hemming Nielsen, faglig sekretær i 3F Fredensborg, til Fagbladet 3F, da Hillerød Kommune sidste år ville udbyde den kommunale rengøring.

Rikke Thorlund Haahr mener, at reglerne også gavner leverandørerne, da de sikrer, at der ikke er urent trav forbundet med kommunernes indkøb.
»Det handler også om at undgå nepotisme - altså at man giver opgaverne til nogen af de forkerte grunde«, siger Rikke Thorlund Haahr. 

UDBUD - hvordan og hvornår?

Udbud betyder, at en kommune i stedet for selv at bestemme sig for en leverandør, udsender en beskrivelse af den opgave, der skal løses. Herefter kan forskellige leverandører give deres bud på at løse opgaven, og kommunen skal herefter vælge en vinder efter nogle på forhånd udmeldte kriterier. Typisk laveste pris.

Når en opgave har en værdi på over 500.000 kroner, skal den i udbud efter de danske udbudsregler. Her har der ikke været de store problemer, fordi de danske regler ikke er så strikse. Det kunne for eksempel være indkøb af kuglepenne til offentligt ansatte i Roskilde Kommune.

Når beløbet når over 1.500.000 kroner skal opgaven i EU-udbud, hvor langt mere komplicerede regler gælder. Det er den samlede kontraktsum, der gælder, så en opgave, der koster 400.000 om året i 4 år falder også under EU-reglerne. Grænsen har været debatteret under behandlingen af det nye direktiv, men trods en dansk indsats for at hæve grænsen, er det ikke lykkedes.

For visse opgaver gælder andre regler. Når det gælder bygge- og anlægsopgaver skal de koste over 37.000.000 kroner for at skulle i EU-udbud. Det nye direktiv ændrer reglerne, så der også for visse opgaver inden for det sociale område, sundhedsområdet og uddannelsesområdet gælder mindre stramme krav til udbudsproceduren.